Cuando de eventos corporativos se trata, no nos imaginamos la cantidad de quebraderos de cabeza que podemos evitarnos con tan solo llamar a las empresas correctas para el catering, la animación, el sonido y hasta el traslado de invitados, de ser el caso. Si hablamos de un encuentro al aire libre las carpas no pueden faltar, aquí te dejo algunas ideas para la organización.
Lo que debes apartar con la mayor cantidad de meses de antelación, es el lugar que servirá de contexto para el tipo de encuentro que deseas celebrar. Los eventos que citan a todos los trabajadores de una empresa suelen tener mucho éxito pues extraen a las personas de lo habitual para llevarlos a ambientes más distendidos donde pueden desarrollarse actividades generadoras de valor.
Cada vez es más común buscar lugares que ofrezcan a los visitantes aire fresco y contacto directo con la naturaleza, un entorno totalmente diferente al de una fábrica u oficina. El siguiente paso consiste en idear la temática que rodeará el evento. Esto proveerá de un hilo conductor tanto a los asistentes como a los organizadores, equipo de logística y altos representantes de la empresa.
La instalación de carpas es una de las tareas que mayor planificación suele necesitar. Las condiciones climáticas aparentes para la fecha del encuentro son un dato muy útil. Pero como sabemos que todo puede cambiar, debemos techar algunas zonas para garantizar que en caso de alguna sorpresa, la actividad siga su curso con la mayor normalidad posible.
Sobre todo si se tiene planificado abrir y cerrar el evento con unas palabras del presidente de la empresa o los más altos mandos, habrá que disponer de un pabellón lo suficientemente grande para albergar muchas personas al mismo tiempo. Y la anterior es una práctica muy importante, a pesar de que el equipo de logística es quien se responsabiliza, los voceros oficiales deben tener un espacio.
Los horarios para la ingesta de alimentos que han sido planificados previamente, también se sirven de estas instalaciones techadas, pues seguramente habrá comensales que prefieran comer en la sombra.